В прошлой статье я писал об оптимизации своего тайм-менеджмента и управления задачами с помощью облачных сервисов. А сегодня я расскажу о том, как сделать так, чтобы и задачи делались, и при этом не приходилось их постоянно контролировать.
Среди своих клиентов мне нередко приходится видеть таких руководителей, которые целиком погружены в свой бизнес. В некотором проценте случаев у них компании работают стабильно, приносят хорошие деньги, и клиенты довольны работой их компаний. При этом зачастую они оказываются затянуты рутину нескончаемых проблем:
- У таких руководителей очень мало времени на себя самих, свою личную жизнь, на отдых и восстановление;
- Они часто устают;
- Им приходится держать в своей голове очень много вещей, связанных с текущими задачами;
- Им приходится беспокоиться об исполнении обязательств перед клиентами и партнёрами;
- Им надоел их собственный бизнес, и они хотят от него избавиться и заняться каким-нибудь другим делом.
Перед тем, как я предлагаю какие-либо решения по устранению проблемных мест в компании, я смотрю, как в ней выстроены различные процессы. И в основном я встречаю два варианта, как в сегменте малого бизнеса предприниматели решают свои задачи: 1) какие-то задачи они выполняют самостоятельно; 2) часть своих задач они делегируют и контролируют их выполнение. Я бы даже сказал, что эти два решения находятся на разных управленческих уровнях.
Рассмотрю плюсы и минусы обоих вариантов.
Первый уровень: человек выполняет все задачи сам. Основные причины, которые мне называют руководители, почему они выполняют задачи сами, всего две: они солидарны с выражением «Хочешь сделать хорошо, сделай сам»; считают, что дешевле сделать самому, чем платить кому-то. На самом деле в основном это происходит по другой причине: человек не может передать ответственность за свои задачи не умеет делегировать. При этом, когда я вижу ситуации, что на человека ложится много разных задач (человек сам и звонит, и принимает заказы, и решает вопросы сервиса, и заказывает необходимое в офис, и ведёт бухгалтерию, и т.д.), то, как правило:
- он слишком сильно погружен в рутину;
- у него остаётся мало времени на себя;
- он имеет мало возможности взглянуть на свой бизнес со стороны, чтобы внедрить какие-либо стратегические изменения.
Плюсы только в том, что человек верит в хорошее качестве выполненных задач и думает, что увеличивает прибыль за счёт сокращения расходов на зарплату.
Второй уровень: человек делегирует свои задачи подчинённым. Мне намного приятнее работать с теми людьми, которые понимают выгоды в передаче ряда функций другим людям, умеют делегировать и делегируют свои задачи. Они намного меньше погружены в рутину, у них больше времени, которое они могут потратить на себя, и у них больше возможностей проводить стратегические изменения в своих компаниях.
Это было о плюсах. Теперь о недостатках. У кого в случае делегирования ответственность? На самом деле ответственность бывает разная и разных уровней. Сотрудник, которому передали задачу на выполнение, отвечает за выполнение задачи. Возможно, он ещё ответственен за результат выполнения этой задачи. А общий результат совокупности нескольких задач (условно назову эту совокупность проектом) у того, кто эту задачу делегировал сотруднику. Именно поэтому, если руководителю важно получить не просто выполненную задачу, а удовлетворяющий результат от выполненных задач и проекта, ему приходится сопровождать и контролировать сотрудников. А это пусть меньшее, но тоже время. Ещё о качестве выполнения проекта нужно помнить и, иногда, напрягаться, если сотрудники выполняют задачу не в срок или ненадлежащего качества. Получается, что причиной этих напряжений и необходимости сопровождения и контроля сотрудников снова является неспособность передать ответственность другим людям.
Есть ещё и третий уровень управления задачами руководителя бизнеса. Меня радует то, что в моей практике я создаю и начинаю встречать ситуации, когда владелец бизнеса, чтобы не контролировать выполнение всех задач сотрудников, делегирует другому человеку ответственность за результат выполнения проекта. Стандартно эту ответственность могут принять на себя, например, руководители отделов, топ-менеджеры, аутсорсинговые компании, субподрядчики. В таком случае руководитель компанией занимается функциями стратегического управления, а тактические задачи по внедрению стратегии ложатся на руководителей уровнем ниже. А может ли делегировать проект другому человеку руководитель компании, для которого создавать отделы пока рано, а отдавать задачи на аутсорс не выгодно?
Может. К примеру, в одной из компаний, с которой я работаю, мы делаем всё так же, чтобы задача руководителя стала чужой задачей. Для этого нужно найти ответственного человека, которому будет выгодно реализовать данный проект, и разработать ему соответствующую мотивацию. Выгода для него может состоять не только из финансовой мотивации, а ещё и включать в себя нефинансовые элементы.
Для того, чтобы вы могли это всё внедрить в свой бизнес, я планирую создать отдельные статьи и материалы, которые позволят вам эффективно замотивировать человека, грамотно передать ему функции, задачи и проекты и получить необходимые управленческие навыки.
Если вам важно повысить эффективность вашего бизнеса быстрее, то записывайтесь на бесплатную вводную консультацию.
P.S.: Напишите в комментариях, какие темы Вы бы хотели, чтобы я раскрыл подробнее.