Как не «зашиться» в своих делах? Облачные сервисы в тайм-менеджменте и управлении задачами.

Я написал эту статью для тех людей, у кого мало системности в жизни и бизнесе, и у кого не хватает времени, чтобы вырваться из поглощающей рутины нескончаемых дел. Когда я веду консультации для руководителей бизнесов, то очень часто встречаю одно и то же положение дел у этих людей:

  • График их дел и встреч на день составляется, но по факту могут оказаться накладки;
  • Если они забывают взять с собой ежедневник, то не знают, с кем когда запланирована встреча;
  • Они не соблюдают план действий по реализации важных проектов;
  • Они забывают о своих стратегических задачах, и день состоит только из рутины;
  • Чтобы контролировать сотрудников, обязательно нужно ехать в офис либо постоянно им звонить;
  • И т.д.

От этого они оказываются заложниками следующих проблем:

  • Иногда им приходится переживать из-за срывов важных встреч, причиной которых послужили несостыковки в своём же графике;
  • От этого они упускают различного рода возможности;
  • Раздражаются, когда в своей же компании происходят простые ошибки;
  • Чувствуют вину по поводу невыполненных обещаний перед клиентами и партнёрами;
  • Порой они даже теряют ключевых клиентов.

На самом деле такие проблемы когда-то были и у меня, а теперь я их постоянно встречаю у моих клиентов, и они встречаются почти у каждого владельца и управляющего компаний, в которых эти проблемы пока ещё не решены. То, что эти проблемы не разовые, а постоянные, мне говорит о том, что процессы, которые их вызывают, не оптимизированы. Есть ещё и более частные проблемы и задачи, которые встречаются не у большинства, а либо в отдельных нишах бизнеса, либо в отдельных бизнес-моделях. Но и они также поддаются оптимизации. Как же их оптимизировать?

Есть стандартный способ по решению почти любой задачи в бизнесе — делегировать её на сотрудника либо на аутсорсинговую компанию или специалиста. Но есть одно «но»! У своих клиентов я встречал следующую ситуацию: процессы, вроде бы, делегированы на сотрудников, но проблемы всё ещё остались. Почему?

Дело в том, что если человек, на которого делегирован какой-либо процесс, не владеет эффективными инструментами по решению поставленной задачи, то он её будет решать долго и/или дорого и/или плохо.

Приведу пример. Чтобы не вести бухгалтерию самому, её обычно поручают бухгалтеру. Если бухгалтер её делает не в специальной программе, а просто в Excel, то согласитесь, что будет больше ошибок, составляться документы будут дольше, усилий со стороны бухгалтера потребуется больше, и в следствии бОльших затрат времени и усилий бухгалтерия обойдётся дороже. А представьте, если бухгалтер будет вести бухгалтерию не в Excel, а на калькуляторе! А если не на калькуляторе, а на счётах!

Так и с указанными ранее задачами. Если их делегировать, но у исполнителя нет эффективных инструментов по решению делегируемой задачи, то повышаются риски возникновения ошибок, увеличения сроков и стоимости выполнения.

Есть много способов по оптимизации процессов, вызывающих описанные выше проблемы. Расскажу, что использую я и что обычно рекомендую и внедряю для своих клиентов.

Уже почти все знают о существовании специальных облачных сервисов по решению вышеуказанных проблем и задач, но по каким-то причинам далеко не все их используют. Судя по всему, им легче постоянно испытывать на себе эти проблемы, чем один раз разобраться в инструментах по их решению и внедрить их. При этом современные облачные сервисы сделаны так, что в них разберётся всего за несколько минут почти любой школьник. И это при том, что эти сервисы имеют ряд существенных выгод:

  • При грамотном их использовании они полностью решают описанные выше проблемы;
    За счёт того, что они являются облачными, можно, находясь в любой точке планеты, где есть Интернет, смотреть свои задачи и планы и вносить в них корректировки.
  • За счёт предоставления доступов различного вида можно давать сотрудникам поручения, контролировать их, смотреть, на каком этапе находится выполнение проекта;
  • За счёт наличия удобных мобильных приложений не обязательно быть при компьютере или ноутбуке. Все эти задачи прекрасно выполняются с телефона.

Это далеко не полный список выгод, которые Вы получите при использовании таких сервисов. Поэтому, если у вас есть описанные выше проблемы, и вам важно их решить, начинайте использовать облачные сервисы.

Единственное, просто их использование может не привести к желаемому результату. Дело в том, что эффективными инструментами нужно пользоваться тоже эффективно. К примеру, чтобы грамотно записывать задачи, нужно понимать и правильно пользоваться хотя бы матрицей Эйзенхауэра и методикой GTD. А чтобы поручить сотрудникам задание и потом получить устраивающий вас результат, нужно уметь использовать систему мотивации, применять инструкции и чек-листы, контролировать действия и результаты в ключевых точках. Об этом подробнее я изложу в других моих статьях.

А, если вы хотите получить результат быстрее, записывайтесь на бесплатную вводную консультацию.

P.S.: Напишите в комментариях, какие темы Вы бы хотели, чтобы я раскрыл подробнее.

P.P.S.: Если Вам понравилась эта статья, поделитесь ею с другими людьми. Это стимулирует меня создавать больше полезных и интересных материалов. Для этого нажмите одну из кнопок ниже.

Комментарии Facebook:

Комментарии ВКонтакте: